Häufig gestellte Fragen

Die Heizkostenabrechnung ist in Deutschland durch die Heizkostenverordnung (HKVO) gesetzlich geregelt. Die seit 1981 in der Bundesrepublik geltende und 2009 letztmalig novellierte Verordnung schreibt vor, dass die Heizkosten für jede einzelne Wohnung getrennt abgerechnet werden müssen. Sie verpflichtet jeden Betreiber von gemeinschaftlich genutzten Heizungsanlagen, die Heizkosten verbrauchsabhängig abzurechnen. Dieser Pflicht kann man sich nicht entziehen.

Handelt es sich um Gebäude mit bis zu zwei Wohneinheiten und wird eine davon vom Hauseigentümer selbst bewohnt, darf der Verbrauch pauschal abgerechnet werden.

Verbrauchskosten in einer Heizkostenabrechnung sind der verbrauchsabhängige Anteil der Heizungsbetriebskosten. Die Höhe des verbrauchsabhängigen Anteils wird im § 6 der HKVO geregelt. Der Anteil wird mit Hilfe von Erfassungssystemen, sogenannten Heizkostenverteilern, Wärmemengenzählern und Warmwasserzählern auf alle Nutzer verteilt und kann somit in der Höhe des Anteils vom Mieter beeinflusst werden.

Generell wird der Anteil für Heiz- und Warmwasserkosten nach Grundkosten und Verbrauchskosten aufgeteilt. Die Höhe des verbrauchsabhängigen und des verbrauchsunabhängigen Anteils wird im § 6 der HKVO geregelt.

Um den verbrauchsabhängigen Anteil in einer Heizkostenabrechnung ermitteln zu können, müssen für diesen Anteil alle Wohnungen oder Heizkörper mit Erfassungssystemen, sogenannten Heizkostenverteilern oder Wärmemengenzählern ausgestattet sein. Bei Gebäuden mit zentraler Warmwasserbereitung muss der Anteil, der für die Erwärmung des Warmwasser benötigt wird, mittels eines Wärmemengenzählers ermittelt und von den Heizungsbetriebskosten abgetrennt werden. Die Verteilung auf die Nutzer erfolgt mit Hilfe von Warmwasserzählern. Die Messgeräte werden einmal jährlich abgelesen.

Als Grundkosten in einer Heizkostenabrechnung bezeichnet man den verbrauchsunabhängigen Anteil der Heizungsbetriebskosten. Zu den Heiz- und Warmwasserbereitungskosten gehören auch Positionen, die nicht unmittelbar von einem konkreten Verbrauch abhängen. Diese sind zum Teil energetisch bedingt wie zum Beispiel Abgas-, Kessel-, Rohrleistungsverluste oder Verluste durch ungenügende Regeleinrichtungen. Oder es handelt sich um weitergehende Kosten für Wartung, Bedienung, Reinigung und Abrechnung. Weiter gibt es lagebedingte Unterschiede beim Wärmebedarf der einzelnen Wohnungen und Wärmetransmissionen zwischen den Wohnungen, welche die Nutzer kaum beeinflussen können.

Die HKVO sieht eine Umlage nach einem gemischten Umlageschlüssel vor: Nur 50 bis 70% der gesamten Heiz- und Warmwasserbereitungskosten sollen nach dem Verbrauch der Nutzer abgerechnet werden. Der verbleibende Teil ist als „Grundkosten“ abzurechnen.

Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) unterscheidet die Kosten einer Zentralheizung,  einer zentralen Brennstoffversorgungsanlage, der eigenständigen gewerblichen Wärmelieferung mittels Fernwärme und von Etagenheizungen und Gaseinzelfeuerstätten. Allgemein werden die Kosten des Brennstoffverbrauchs und ihrer Lieferung, Betriebsstrom, Bedienung, Überwachung und Pflege der Heizungsanlage, Betriebsbereitschafts- und Betriebssicherheitsprüfungen, Reinigung von Anlage und Öltank und Messungen nach dem Bundesimmissionsschutzgesetz erfasst.

Kosten für die Heizungsversorgung
Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) unterscheidet die Kosten einer Zentralheizung,  einer zentralen Brennstoffversorgungsanlage, der eigenständigen gewerblichen Wärmelieferung mittels Fernwärme und von Etagenheizungen und Gaseinzelfeuerstätten. Allgemein werden die Kosten des Brennstoffverbrauchs und ihrer Lieferung, Betriebsstrom, Bedienung, Überwachung und Pflege der Heizungsanlage, Betriebsbereitschafts- und Betriebssicherheitsprüfungen, Reinigung von Anlage und Öltank und Messungen nach dem Bundesimmissionsschutzgesetz erfasst.

Kosten der Warmwasserversorgung
Je nachdem, was für ein Gerätetyp zur Wassererwärmung genutzt wird (zentrale Wasserversorgungsanlage, eigenständige gewerbliche Warmwasserlieferung, Durchlauferhitzer/Boiler),  können unterschiedliche Kostenarten umgelegt werden. Insbesondere gehören die Kosten für die Erwärmung des Wassers durch die Anlage dazu.

Kosten verbundener Heizungs- und Warmwasserversorgung
Darunter versteht man die Betriebskosten von Anlagen, die zugleich Heizwärme und Warmwasser bereitstellen. Auch hier ist zwischen den verschiedenen Anlagetypen zu unterscheiden.

Kosten der Schornsteinreinigung
Kehrgebühren, Messungen nach dem Bundesimmissionsschutzgesetz. Kosten für die Erstellung der Heizkostenabrechnung sowie Miete der Messgeräte wie Heizkostenverteiler, Wärmemengenzähler, Warmwasserzähler.

Bei einer Betriebskostenabrechnung handelt es sich um eine Abrechnung, bei der die Nebenkosten und die Heizkosten zusammen in einer Abrechnung abgerechnet werden.

Nach der gesetzlichen Definition in § 1 Betriebskostenverordnung (BetrKV) sind Betriebskosten die Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum oder Erbbaurecht am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen. Damit ist zunächst festgelegt, dass Betriebskosten nur diejenigen Kosten sind, die (1) gerade durch das Eigentum (oder das Erbbaurecht) an einer Immobilie (2) laufend entstehen. Explizit ausgeschlossen sind Verwaltungskosten sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten.

Laufende öffentliche Lasten des Grundstücks
(z. B wie Grundsteuern, Beiträge zu Wasser- und Bodenverbänden, Niederschlagwassergebühren etc.)

Kosten der Kaltwasserversorgung
(z. B. Kosten des Wasserverbrauchs, Grundgebühren der Wasserversorgung, Wasserzählergebühren und deren Eichung, etc.)

Kosten der Entwässerung
(z. B. Gebühren für die Haus- und Grundstücksentwässerung (Abwasser), Kosten einer privaten Abwasserentsorgungsanlage mangels Anschluss an die öffentliche Abwasserentsorgung (Sickergrube), Kosten einer Entwässerungspumpe.etc.)

Kosten des Betriebs eines Personen- und Lastenaufzugs
Kosten für Betriebsstrom, Beaufsichtigung, Bedienung und Überwachung, Reinigung, Pflege, Betriebsbereitschafts- und Betriebssicherheitsprüfung. Auch für Mieter im Erdgeschoss besteht Zahlungspflicht.

Kosten der Straßenreinigung und Müllbeseitigung
(z. B. Gebühren öffentlicher oder privater Straßenreinigung, Winterdienst, Müllabfuhr, Sperrmüllbeseitigung, nicht aber die durch den Auszug eines Mieters bedingten Müllbeseitigungskosten.)

Kosten der Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
Dachböden, Waschküchen, vorbeugende Maßnahmen gegen Rattenbefall, (z. B. Lohn und Material für die Reinigung für Flure, Treppen, Keller, nicht aber die Kosten einer einmaligen Ungezieferbeseitigung.)

Kosten der Gartenpflege
(z. B. Unkraut jäten, Pflege von Pflanzen und Bäumen, allgemein: Erhalt der bereits vorhandenen gärtnerischen Anlage, nicht aber die Neugestaltung des Gartens und die Neuanpflanzung von Pflanzen. Reinigung und Wartungsarbeiten von Spielplätzen einschließlich des Austauschs des Sandes im Sandkasten, nicht aber die Instandhaltung oder Instandsetzung von Spielgerät)

Kosten der Beleuchtung
(z. B. Stromkosten für die Beleuchtung von Außenanlagen und für alle Bewohner nutzbaren Gebäudeteile (Waschküche, Flure, Treppen, Speicher).

Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherung
(z. B.Versicherungsprämien und Versicherungssteuern für alle Versicherungsarten, die dem Erhalt des Objekts dienen oder die Verantwortung des Vermieters und Eigentümers aufgrund seiner Verkehrssicherungspflicht absichern (vor allem Elementarschadenversicherung, Gebäudehaftpflichtversicherung).

Kosten eines Hauswartes
(z. B. Umlage aller Kosten, die nicht der Instandsetzung, Instandhaltung, Hausverwaltung oder Schönheitsreparatur dienen. Der Einsatz eines Hauswartes ist erst ab einer gewissen Größe des Objekts wirtschaftlich angemessen. Umlagefähig ist der Lohn samt Sozialbeiträgen und die Kosten für Verbrauchsmaterialien für abrechnungsfähige Arbeiten (vor allem Reinigungsmittel).

Kosten einer Gemeinschaftsantennenanlage und einer Kabelverteileranlage
Betriebsstrom, Betriebsbereitschaftsprüfung, Einstellung der Anlage, Grundgebühren.

Kosten des Betriebs der Einrichtungen der Wäschepflege
Die durch den Einsatz von Waschmaschinen, Wäschetrocknern, Wäscheschleudern oder Bügelmaschinen bedingten Betriebsstromkosten, Kosten der Überwachung, Pflege und Reinigung und ihrer Bereitschaftsprüfungen, Kosten der Wasserversorgung.

Sonstige Betriebskosten
Sonstige Betriebskosten sind alle Kosten, die in Ziffer 1 – 16  nicht bezeichnet sind,  aber fortlaufend und regelmäßig anfallen und dem bestimmungsgemäßen Betrieb des Gebäudes dienen. Im Detail ist vieles streitig. Anerkannt  ist unter anderem, dass die Kosten für die Wartung von Feuerlöschgeräten, die regelmäßige Reinigung von Dachrinnen, die Wartung von installierter Haustechnik oder von Alarmanlagen umlagefähig sind. Voraussetzung ist aber, dass sie sonstigen Betriebskosten im Mietvertrag einzeln genannt werden müssen und nur dann umlagefähig sind.

Nicht zu den Betriebskosten zählen dagegen die Verwaltungskosten, die zur Verwaltung des Gebäudes erforderlichen Kosten für Arbeitskräfte, etc. und die Instandhaltungskosten, d.h. die Kosten, die während der Nutzungsdauer für die Erhaltung des bestimmungsgemäßen Gebrauchs des Gebäudes aufgewendet werden müssen. Sämtliche Kosten, die dem Mieter durch die Benutzung bzw. Bewohnung des Gebäudes entstehen, zählen ebenfalls nicht zu den Betriebskosten gemäß BetrKV. Dazu gehören u.a. Kosten für den Energiebedarf, sofern der Mieter selbst einen Vertrag mit dem Versorgungsunternehmen geschlossen hat. Gemäß § 556 Abs. 1 BGB ist der Mieter nur zur Zahlung von Betriebskosten verpflichtet, wenn dies ausdrücklich vertraglich vereinbart worden ist.